みずほセミナー

講義内容

１．信頼される秘書とは？秘書への期待とは？
　　（１）秘書の立場と役割　～秘書に期待されること～
　　（２）秘書に望まれる人柄
　　（３）秘書に求められる必要条件
　　　　　【事例研究】“あなたは上司の期待・気持ちを
　　　　　　　　　　　　　どこまで理解していますか？”

２．秘書の日常業務の基本と実践の勘所
　　（１）秘書の機能と期待される業務とは　～その全体像を理解する～
　　（２）秘書が行う接遇のポイントとは　　　
　　　　　1　秘書にふさわしい話し方
　　　　　　　・敬語を正しく使って敬意を表す
　　　　　　　・応対用語で顧客を大切にする気持ちを伝える
　　　　　　　・クッション言葉を上手に活用してビジネスセンスを表現する
　　　　　　　・言葉以外のコミュニケーションを大切にする
　　　　　【事例研究】“「会う必要はない」「断っておいて」と上司から
　　　　　　　　　　　　　指示があった来客・電話に、秘書として
　　　　　　　　　　　　　どう話しますか？”　　
　　　　　2　信頼される秘書の電話応対
　　　　　　　・第一印象の決め手となる名のり方
　　　　　　　・上司への的確な取り次ぎ方
　　　　　　　・上司不在中の対応のしかた　　
　　　　　【事例研究】“取り次いでよいかどうか、判断に困る電話に
　　　　　　　　　　　　　どう対応しますか”
　　　　　3　好感を与える秘書の来客応対
　　　　　　　・来客の迎え方
　　　　　　　・応接室・商談室への案内のしかた
　　　　　　　・お茶の接待のしかた
　　　　　【事例研究】“上司不在中に「２時のお約束で…」と突然の来客。
　　　　　　　　　　　　　どうしますか？”
　　（３）ムダ・ムラ・ムリのない上司のスケジュール管理とは
　　　　　1　スケジュールの把握
　　　　　2　スケジュール管理と調整のポイント
　　　　　【事例研究】“緊急事態が発生したが、上司の居所が
　　　　　　　　　　　　　わからない…どう対応しますか？”
　　（４）会議・ミーティングの準備の要点と心得とは
　　　　　1　社外会議出席の準備と心得
　　　　　2　社内会議・ミーティングの準備とサポートのポイント
　　　　　【事例研究】“こんなときどうする？
　　　　　　　　　　　　　会議・ミーティングでの秘書のサポート”　
　　（５）「ビジネス文書」作成のポイントとは　～上司の代筆～
　　　　　1　社内文書・社外文書の書き方
　　　　　2　受発信業務と整理
　　　　　3　Ｅメール受発信の留意点
　　　　　【事例研究】“記録として残るが恥も残る文書、
　　　　　　　　　　　　　こんな間違いしていませんか？”
　　（６）秘書に必要な情報管理とは
　　　　　1　秘書の「秘」は秘密の「秘」
　　　　　2　ＩＴ時代に求められる情報管理
　　　　　【事例研究】“この情報はどう伝える？電話？メール？ＦＡＸ？
　　　　　　　　　　　　　それとも直接…？”
　
３．プロの秘書を目指して　～秘書としてのキャリアの積み方～