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マニュアルとツールの活用で業務をいっそう効率化させる!

秘書業務マニュアルのつくり方・活用のしかた

「作るだけ」に留まらない、日常業務を改善させる活用術とヌケモレのない情報管理術を学ぶ

セミナーNo.29-1156

スケジューリング・会議・会合などの時間管理、電話・来客応対のコミュニケーション管理、情報の管理…秘書の仕事は多岐にわたります。 専任秘書も兼務秘書も業務領域が広がりつつある現在、 経験と記憶だけに頼った仕事の仕方では、さまざまなリスクの増大を招きかねません。 重要だからこそ、機密事項も多く共有しにくいからこそ、文書=マニュアルに記すことで、不測の事態への対処が可能になります。 本セミナーでは、「どこから手をつけていいのか分からない」と作成が後回しになりがちな秘書業務マニュアルについて、明日から着手できるマニュアル作成のポイントと進め方をお伝えします。 さらに、Excelなど身近なツールを使った、情報の一元管理法を学びます。 演習やグループワークでの情報共有を交え、秘書としてのキャリアアップに向けた実践型のセミナーです。
すぐに使える便利なフォーマット満載のCD-ROMを進呈します!

対象 秘書業務担当者・管理職、業務改善に興味関心のある方
開催日時 2017年7月26日(水) 10:00~17:00
会場 みずほ総合研究所 セミナールーム
東京都千代田区内幸町1-2-1 日土地内幸町ビル3F
参加費
特別会員 普通会員 非会員
28,080円 30,240円 34,560円
 うち消費税(8%) 2,080円 2,240円 2,560円
1社2名以上ご参加の場合は1名につき2,160円の割引をいたします。
(昼食代、テキスト代を含みます。不参加の場合も返戻はいたしません。)

講師

森田 圭美氏

株式会社 ビジネスプラスサポート 人財育成プロデューサー
森田 圭美 氏

略歴
大学卒業後、大学講師秘書・学会事務を経て、人材教育企業に勤務。IT(Microsoft製品のオフィシャルトレーナー)分野より、講師業をスタート。 「分かりやすい、すぐ使える」インストラクション技術を習得。コミュニケーション能力開発・就職支援と分野を広げ、研修企画・講師として活躍。(株)ビジネスプラスサポート 人財育成プロデューサーとして、現在に至る。

主著
「営業力強化マニュアル」/清文社
「叱らない」で部下を育てる技術(叱りプロジェクト・共著)/日本能率協会マネジメントセンター「ちょっと便利なパソコン術」納税月報(法人版)連載・平成25年4月号~/納税協会連合会

講義内容

  • 【1】 秘書の仕事を見える化しよう
    • 1.秘書業務マニュアルが実現する3つの効果
    • 2.業務マニュアルのさまざまな形態
      • ~手順書、チェックリスト、フローチャート、FAQ集~
    • 3.マニュアルは「やるべき基準」を明らかにする
    • 4.マニュアル作成の現状と手に入れたいゴール 【グループワーク】
      • ~マニュアルを作るメリット~
  • 【2】 マニュアル作りの事始め
    • 1.5W1Hでマニュアル作成を企画する
    • 2.マニュアル作成のステップ
    • 3.マニュアル化の対象業務を選ぶ 【グループワーク】
      • ~定型業務と非定型業務~
    • 4.秘書マニュアルの注意点
  • 【3】 秘書業務をモレなく洗い出す
    • 1.業務を洗い出す 【個人ワーク】
        • ・ツリーで俯瞰する
        • ・リストで一覧にする
        • ・年・月・週でヌケモレをなくす
    • 2.業務を適正化する
    • 3.マニュアル作成を通して業務を改善する
  • 【4】 マニュアル作成の具体策
    • 1.上司と共有するためのレイアウトの工夫 【グループワーク】
    • 2.Wordで更新しやすいマニュアルを作る
    • 3.見出しと目次で探しやすくする
    • 4.テンプレートで仕様と管理を一体化する
    • 5.スクリーンショットの取り込み
  • 【5】 身近なツールで情報を管理する
    • 1.チェックリストでミスを防ぐ
    • 2.お気に入りツール・工夫の共有 【グループワーク】
    • 3.Excelで作る簡単データベース
      • ・スケジュール管理
      • ・名刺・贈答品の管理
      • ・マニュアル管理
    • 4.WordとExcelを連携させる
  • 【6】 マニュアル・ツールを働かせる
    • 1.マニュアルの使い勝手をチェックする
    • 2.マニュアル更新で新鮮さを保つ
    • 3.上司の仕事を生み出す仕事
      • ~補佐的業務から戦略的秘書へ~
  • ※ご参加者の方に実際にPCを操作していただくセミナーではありません。
    一部内容では講師による実演を行い、テキストでも操作方法をご案内いたします。
    講義中のPCのご使用はお控えくださいますようお願いいたします。

※プログラムの無断転用はお断りいたします。
※同業の方のご参加はご遠慮ください。

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20170726

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お問い合わせ先

みずほ総合研究所株式会社  人材育成事業部(みずほセミナー担当)
〒100-0011 東京都千代田区内幸町 1-2-1  TEL 0120(737)132 FAX 0120(737)219

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