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業務効率化・情報共有・働き方の見直し・セキュリティ…課題解決はファイリングから

情報・仕事を『見える化』するファイリングの基本

オフィスワークの基本を支える文書管理の正しい進め方と運用、ルール作りを実習・事例をまじえ解説

セミナーNo.29-1158

No.G-19

企業を取り巻く経営環境が多様化し、最先端の技術が導入されても、業務効率化からセキュリティまで職場のあらゆる課題の解決に必要なのは、身の回りの情報やモノを整理し、情報や仕事全体を「見える化」することです。また、それが「働き方の見直し」にも直結します。本セミナーでは、「廃棄」「共有化」「フロー管理」という3つの基本理念に基づいた文書管理の正しい実践と運用をベースに、7つのステップによってオフィスの秩序を回復し、業務を効率化する環境作りのノウハウについて、実習や具体的な事例を交え解説します。さらにファイリングの考え方をサーバー内の電子情報の整理にも応用展開する方法も紹介します。様々なオフィスの問題解決の糸口を模索している方に必須の内容です。

対象 ファイリング担当者・責任者、業務改善担当者
開催日時 2017年7月27日(木) 10:00~17:00
会場 みずほ総合研究所 セミナールーム
東京都千代田区内幸町1-2-1 日土地内幸町ビル3F
参加費
特別会員 普通会員 非会員
28,080円 30,240円 34,560円
 うち消費税(8%) 2,080円 2,240円 2,560円
★1社2名以上ご参加の場合は1名につき2,160円の割引をいたします。
(昼食代、テキスト代を含みます。不参加の場合も返戻はいたしません。)

講師

小野 裕子氏

ファイリング・コンサルタント
小野 裕子 氏

略歴
大学卒業後、企業での勤務を経て、1988年(株)イトーキ入社、ファイリング・コンサルタントとして日本全国の企業、団体、学校、病院、地方自治体等様々な業種業態、事業規模のファイリング・システムの導入や維持管理指導、各種文書管理の調査・研究・開発等に携わる。2004年独立、イトーキの仕事も継続しつつ、ファイリング・ニーズのフィールドを広げ、ファイリングの導入指導、通信教育、ファイリング・ゼミ、講演、執筆、取材協力など幅広く活動を展開している。

主著
「ファイリングの基本&超整理がイチから身につく本」(すばる舎)「夢をかなえるファイリング」(法研)

講義内容

  • 1.今なぜ、「ファイリング・システム」なのか(必要性)
    • (1)企業を取り巻く今日的な環境(法律面から)
    • (2)事業継続、災害に備える記録管理(災害リスクから)
    • (3)企業はこんな時にファイリングを導入・強化する
      • *移転、引っ越しこそ最大のチャンス
      • *働き方を見直し、「時短」「ワークライフバランス」実現のために
      • *マイナンバー対応にファイリングは不可欠
  • 2.「見える化」とファイリング
    • (1)「見える化」とは
    • (2)「見える化」の目的とファイリング
    • (3)無法地帯のオフィス、こんな「症状」はありませんか?
    • (4)文書整理上の3大問題点
  • 3.【ステップ1】整理のスタートはデスク周りから実施する
    • (1)デスクトップは「3」分割で整理する
    • (2)引出しの種類と使い方の原則
    • (3)懸案(やりかけ)文書の管理方法
    • (4)快適なオフィス環境作りのためのルール
  • 4 .【ステップ2】ファイリング・システムの「3つの柱」を理解する
    • (1)ファイリング・システムの定義
    • (2)第1の柱:不要文書の廃棄
      • ①廃棄可能な文書の例
      • ②50%は捨てられる
      • ③適正な保管文書量の目安
    • (3)第2の柱:文書の共有化
      • ①共有化のためのルール
      • ②文書の「保管単位」とその設定基準の実際
    • (4)第3の柱:文書に流れ(フロー)をもたせる
      • ①文書の利用度
      • ②文書の流れ
      • ③「ファイル基準表」
      • ④流れ(フロー)を作るポイント
  • 5.【ステップ3】ファイリング・システムの「しくみ」を理解する
    • (1)対象とする文書を明確にする
    • (2)ファイル用品の種類とその使い方
    • (3)メインファイル方式を決める*サンプルの使用方法など説明≪実習≫
    • (4)「見える化」を促進するファイル用品とは
    • (5)1/6カットシステムで文書情報を「見える化」
    • (6)内容が「見える」ファイルの作り方
      • ①ファイルの作り方の3原則
      • ②ファイルの整理方法
    • (7)仕事が「見える」分類・配列の作り方
      • ①分類・配列の考え方
      • ②文書群(グループ)の配列の原則
      • ③部門別ファイル分類の事例紹介
      • *ファイル分類のカード演習≪実習≫
    • (8)「見える化」された文書の収納方法
      • ①引出し式キャビネットの使い方と収納ルール
      • ②棚式キャビネットの使い方と収納ルール
    • (9)「フォルダー対象外文書」の整理方法
        • (例)大量の経理伝票・帳票類、規程・基準類、工事書類、図面、カタログ、印刷物、書籍など
    • (10)オフィス内のモノの整理整頓
  • 6.【ステップ4】「文書の流れ」が見える「ファイル基準表」を作る
    • (1)「ファイル基準表」の機能と役割
    • (2)「ファイル基準表」の作成方法
    • (3)文書の保存年限
      • ①保存年限の決め方
      • ②保存年限の起算
      • ③判断に迷ったら・・・
      • *「ファイル基準表」作成の演習≪実習≫
  • 7.【ステップ5】文書の保存体制(書庫管理)を整備する
    • (1)書庫管理の基本原則
    • (2) 保存手続きの実際
    • (3)保存書庫の悩みあれこれQ&A
  • 8.【ステップ6】ファイリング・システムを実施し維持管理する
    • (1)実施手順(ゼロからのスタート)
    • (2)実施手順(導入済み、途中からの強化ケース)
    • (3)導入や維持管理を楽にするファリイング支援ソフト
    • (4)導入を成功させるポイント
    • (5)ファイリング導入の維持管理のポイント
  • 9.【ステップ7】ファイリングの技術をサーバー内の管理にも活用する
    • (1)一般的な電子データの管理の仕方と問題点
    • (2)「目指す姿」は紙文書と電子(化)文書の一元管理
    • (3)紙文書と電子(化)文書の切り分け、保存年限
    • (4)ファイルタイトルの付け方
    • (5)ローカルパソコン使用時のルール
    • (6)サーバー内の分類体系と流れ
    • (7)データ移行の作業ステップ
    • (8)サーバー管理の運用
  • 10.まとめ~「行動」につなげるためのヒント~
  • <参考>
    • 1.ファイリング・システムの導入効果
    • 2.ファイリング・システムの導入事例

※プログラムの無断転用はお断りいたします。
※同業の方のご参加はご遠慮ください。

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20170727

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みずほ総合研究所株式会社  人材育成事業部(みずほセミナー担当)
〒100-0011 東京都千代田区内幸町 1-2-1  TEL 0120(737)132 FAX 0120(737)219

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