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紙も電子データも物も…これがオフィス内の整理の共通ルール!不変で普遍の『ファイリング・システム』の概念と活用

ファイリングの基本と文書管理の実践ポイント

業務効率化・情報共有の基本を支えるファイリングの考え方としくみ、実際の進め方を、実習・事例をまじえ解説

セミナーNo.19-10111

No.I-25

紙の文書や電子データがあふれ、情報や物の整理が追いつかないオフィスの現状を変えるには、オフィス内の整理の共通ルールである『ファイリング・システム』の概念を理解し活用することが基本であり、また最も効果的でもあります。本セミナーでは、「廃棄」「共有化」「フロー管理」という3つの基本理念に基づいた文書管理の正しい実践と運用をベースに、ファイリングの知識と実務ポイントを、実習や具体的な事例をまじえて解説します。さらに、ファイリングの考え方を、文書以外のモノやサーバ内の電子情報の整理にも応用展開するポイントも紹介いたします。

対象 ファイリング担当者、業務改善やオフィスの移転業務の担当者~責任者
開催日時 2020年1月27日(月) 10:00~17:00
会場 みずほ総合研究所 セミナールーム
東京都千代田区内幸町1-2-1 日土地内幸町ビル3F
参加費
ゴールド会員(旧特別会員) シルバー会員(旧普通会員) 左記会員以外
28,600円 30,800円 35,200円
 うち消費税(10%) 2,600円 2,800円 3,200円
★昼食代、テキスト代を含みます。
★お取消等については、「お申込みの流れ」をご覧ください。

講師

小野 裕子氏

ファイリング・コンサルタント
小野 裕子 氏

略歴
大学卒業後、企業での勤務を経て、1988年(株)イトーキ入社、ファイリング・コンサルタントとして日本全国の企業、団体、学校、病院、地方自治体等様々な業種業態、事業規模のファイリング・システムの導入や維持管理指導、各種文書管理の調査・研究・開発等に携わる。2004年独立、イトーキの仕事も継続しつつ、ファイリング・ニーズのフィールドを広げ、ファイリングの導入指導、通信教育、ファイリング・ゼミ、講演、執筆、取材協力など幅広く活動を展開している。

主著
「ファイリングの基本&超整理がイチから身につく本」(すばる舎)「夢をかなえるファイリング」(法研)

講義内容

  • 1 理想の職場環境とは ~働き方改革を踏まえて~
  • 2 今、改めて高まっているファイリング導入・強化の必要性
    • (1)業務の効率化、情報共有で時間や空間のロスを防ぐ
    • (2)働き方改革への対応、ノー残業、ワークライフバランス
    • (3)移転、引っ越しこそ最大のチャンス
    • (4)ペーパーレスオフィスを目指して
    • (5)情報資産の適正な整理保管
  • 3 効率化を阻む、文書整理上の問題点
    • (1)無法地帯のオフィス、こんな「症状」はありませんか?
    • (2)文書整理上の3大問題点
  • 4 不変で普遍、「ファイリング・システム」の概念 ~紙も電子データも物も、オフィス内の整理の共通ルール!~
    • (1)ファイリング・システムの定義
    • (2)第1の柱:不要文書の廃棄
      • ①廃棄可能な文書の例
      • ②50%は捨てられる
      • ③適正な保管文書量の目安
    • (3)第2の柱:文書の共有化
      • ①共有化のためのルール
      • ②個人机の使い方のルール
      • ③懸案(やりかけ)文書の管理方法
    • (4)第3の柱:文書に流れ(フロー)をもたせる
      • ①文書の利用度
      • ②文書の流れ
      • ③「ファイル基準表」
      • ④流れ(フロー)を作るポイント
  • 5 ファイリング・システムの「しくみ」を理解する  ~情報を「見える化」して、共有化を促進~
    • (1)対象とする文書を明確にする ...電子文書の取り扱いをどうするか
    • (2)ファイル用品の種類とその使い方
    • (3)メインファイル方式を決める ≪実習≫
    • (4)「見える化」を促進するファイル用品
    • (5)1/6カットシステムで文書情報を「見える化」
    • (6)内容が「見える」ファイルの作り方
    • (7)仕事が「見える」分類・配列の作り方≪実習≫
      • ①分類・配列の考え方
      • ②文書群(グループ)の配列の原則
      • ③部門別ファイル分類の事例紹介
    • (8)「見える化」された文書の収納方法
      • ①引出し式キャビネットの使い方と収納ルール
      • ②棚式キャビネットの使い方と収納ルール
    • (9)「フォルダー対象外文書」の整理方法
      • (例)大量の経理伝票・帳票類、規程・基準類、工事書類、図面、カタログ、印刷物、書籍など
  • 6 オフィス環境作りのためのルール
  • 7 「文書の流れ」が見える「ファイル基準表」を作る
    • (1)「ファイル基準表」の機能と役割
    • (2)「ファイル基準表」の作成方法
    • (3)文書の保存年限
      • ①保存年限の決め方
      • ②保存年限の起算
      • ③判断に迷ったら...
      • ④「ファイル基準表」の作成≪実習≫
  • 8 文書の保存体制(書庫管理)を整備する
    • (1)書庫管理の基本原則
    • (2)ロケーション(棚)番号の決め方
  • 9 ファイリング・システムを実施し維持管理する
    • (1)実施手順(ゼロからのスタート)
    • (2)実施手順(導入済み、途中からの強化ケース)
    • (3)導入や維持管理を楽にするファイリング支援ソフト
    • (4)導入を成功させるポイント
    • (5)ファイリング導入の維持管理のポイント
  • 10 ファイリングの概念をサーバ内管理に活用するポイント
    • (1)一般的な電子データの管理の仕方と問題点
    • (2)「目指す姿」は紙文書と電子(化)文書の一元管理
    • (3)紙文書と電子(化)文書の切り分け、保存年限
    • (4)ファイルタイトルの付け方
    • (5)ローカルパソコン使用時のルール
    • (6)サーバ内の分類体系と流れ
    • (7)データ移行の作業ステップ
    • (8)サーバ管理の運用
  • 11 まとめ ~「行動」につなげるためのヒント~
  • <参考>
    • 1.ファイリング・システムの導入効果
    • 2.ファイリング・システムの導入事例

※プログラムの無断転用はお断りいたします。
※同業の方のご参加はご遠慮ください。

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20200127

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みずほ総合研究所株式会社  人材育成事業部(みずほセミナー担当)
〒100-0011 東京都千代田区内幸町 1-2-1  TEL 0120(737)132 FAX 0120(737)219

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